Een fout maken op een factuur, het is vlugger gebeurd dan je denkt! Vergissen is dan ook menselijk, maar op het gebied van facturen kan het heel wat nare gevolgen met zich meebrengen. Die foutjes zo goed mogelijk proberen te vermijden is dus de boodschap! Daarom geven wij je hier enkele tips mee zodat jij foutloze facturen kan uitsturen. 

Wat gaat er zoal mis tijdens het opstellen van een factuur? 

Foute gegevens 

Het ligt voor de hand, maar toch worden er vaak foute gegevens mee opgenomen op de factuur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verkeerd adres van jou of je klant, een ontbrekende factuurnummer, een verkeerde omschrijving van de geleverde goederen of diensten, … 

Belangrijke data 

Iets wat wij vaak zien terugkomen zijn fouten in de factuurdatum of de vervaldatum. Zo wordt er wel eens een factuurdatum op 30 februari gezet of een vervaldatum genomen die voor de factuurdatum valt. Soms valt er zelfs helemaal geen vervaldatum te bespeuren op de factuur. 

Wat was de juiste rekeningnummer nu weer? 

Voor velen waarschijnlijk het allerbelangrijkste aspect van de factuur. Toch sluipen er soms ook foutjes in de betaalinformatie. Zo kan er een oud of onvolledig rekeningnummer staan, maar ook een verkeerde mededeling valt weleens voor.

Wat is het effect van een fout op een factuur? 

Een foutieve factuur die niet alle verplichte en correcte informatie bevat, is niet rechtsgeldig. Deze moet dan ook rechtgezet worden met een creditnota. Daarna kan je de nieuwe factuur met de correcte informatie opsturen. 

Wanneer deze fouten niet rechtgezet worden, kan de fiscus je bovendien ook een administratieve geldboete opleggen. Hoe meer fouten er dan op de factuur te vinden zijn, hoe hoger de boete zal zijn. 

Je kan je dus al inbeelden dat dit alles echter een pak lastiger wordt wanneer je klant de factuur niet betaalt. Zelfs een minieme fout op de factuur kan ervoor zorgen dat jij je geld niet meer terugziet.

Stap je in dat geval met die foutieve factuur naar de rechtbank, dan duurt de zitting zo’n 5 minuten en zijn de kosten voor de eisende partij. De rechter zal de factuur namelijk onmiddellijk erkennen als niet rechtsgeldig. 

Als je een aantal (serieuze) fouten maakt op de factuur, kan een invordering bij een partner zoals Quitte dus heel wat vertraging oplopen. Gelukkig letten wij en onze partner-deurwaarders goed op zodat er geen kostbare tijd en geld verloren gaat! 

Hoe vermijd je fouten op facturen 

Gebruik de juiste tools

Vaak zien we dat ondernemers hun facturen nog opmaken met behulp van spreadsheets. Hoewel dit een goedkope oplossing is om te factureren, wordt de kans op fouten zo ook aanzienlijk groter. Een fout in een formule of andere onoplettendheden kunnen dan voor nare gevolgen zorgen.  

Om dat te vermijden, raden we aan om met een factureringsprogramma te werken. 

Een goed programma zorgt ervoor dat je foutloos al je facturen kan aanmaken.  Bovendien verzamel je zo alles ordelijk op dezelfde plaats waardoor je volledige boekhouding een stuk vereenvoudigd wordt. 

Heel wat van die tools werken tegenwoordig in de cloud waardoor je altijd en overal veilig aan je boekhouding kan. Dit alles tegen een vaste maandelijkse kost die afhankelijk is van het aantal uitgaande facturen en de hoeveelheid klanten. 

Wij raden zelf een vijftal tools aan die je op weg helpen met je facturatie. Hier lees je er alles over! 

Hou je administratie in het oog

Veel ondernemers schuiven hun administratie en facturatie liefst zo ver mogelijk voor zich uit. Helaas sluipen er op die manier maar al te vaak fouten in hun facturen. 

Door tijdig te factureren zitten alle gegevens en details nog vers in het geheugen. Zo zal je minder snel geneigd zijn om foute informatie op te nemen. 

Door je facturatie niet te laten liggen, vermijd je bovendien ook dat je een grote achterstand krijgt. Bijkomend kan je zo je tijd efficiënter besteden en raak je niet ontmoedigd door die berg werk.

Een win-winsituatie dus!  

Ben je niet meer zeker hoe je juist een rechtsgeldige factuur opstelt? Lees dan hier onze tips! 

Besluit

Het opstellen van een correcte factuur is dus wel degelijk van belang. Gelukkig kan je fouten steeds rechtzetten door middel van een creditnota en een nieuwe factuur. 

Benieuwd wat Quitte voor jou kan doen wanneer je klanten niet betalen? Start dan nu gratis jouw claim op! Wij zorgen voor een snelle en efficiënte invordering van jouw openstaande facturen. Bovendien kost het je geen cent, want kosten worden steeds verhaald op jouw klant!