De factuur is één van de belangrijkste documenten binnen de bedrijfsvoering. Het bewijst dat je een product of dienst hebt geleverd en zorgt ervoor dat je daar ook voor betaald wordt. Het is dan ook heel belangrijk dat deze correct wordt opgesteld. Doe je dat niet, dan kan dat heel wat (financiële) gevolgen hebben.

Maar hoe moet je een factuur nu precies opstellen? Wat moet je er zeker op vermelden? En wat zijn de gevolgen als je dat niet doet? Deze vragen beantwoorden we in deze blog.

De verplichte basisvermeldingen 

Er zijn een aantal zaken die je verplicht op elke factuur moet vermelden:

• Het klinkt grappig, maar je bent verplicht om het woord ‘FACTUUR’ te vermelden.
• De factuurdatum en het volgnummer
• De gegevens van jouw onderneming
  • Naam
  • Adres
  • BTW-nummer
  • Bankrekeningnummer
  • Indien je een vennootschap hebt, zet je de vermelding ‘rechtspersonenregister’ (of afgekort RPR) gevolgd door de vermelding van de plaats van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen jouw vennootschap haar zetel heeft. 
• De gegevens van je klant waarbij je minstens de naam en het adres vermeldt. Indien het een zelfstandige of onderneming betreft, vermeld je ook het BTW-nummer.
• De leveringsdatum
• Een beschrijving van de aard en hoeveelheid van de goederen en/of diensten. 
• Het verschuldigde bedrag exclusief BTW. 
• Het BTW-tarief en -bedrag. 
• De reden van vrijstelling als de klant niet aan BTW onderworpen is. 
• Als voor eenzelfde handeling meerdere facturen worden opgemaakt dan zet je er ook een verwijzing naar de voorgaande facturen op.

Bijzondere vermeldingen

Daarnaast moet je in een aantal specifieke gevallen ook nog bijzondere vermeldingen mee opnemen op de factuur: 

• ‘BTW verlegd’ wanneer een medecontractant je de BTW verschuldigd is. 
• ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ wanneer de klant aan zichzelf factureert (self-billing). 
• ‘Vrijgesteld van BTW op grond van artikel …’ wanneer de goederen en/of diensten vrijgesteld zijn van BTW. 
• Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving  zoals verkoop van kunstvoorwerpen, reisbureaus, antiquiteiten, tweedehands goederen, motorvoertuigen, …

Sancties als een factuur niet correct is opgemaakt

Als je niet in orde bent met één of meerdere van de verplichte basisvermeldingen kan er een administratieve boete worden opgelegd.

• Bij een eerste overtreding die niet bewust is begaan en bovendien geen afbreuk doet aan de schatkist mag je een boete van 25 euro per factuur verwachten. Dit met een minimum van 50 euro en een maximum van 500 euro.
• Bij andere eerste overtredingen bedraagt de boete 50 euro per factuur met een maximum van 250 euro. 
• Bij een tweede overtreding krijg je een boete van 125 euro met een maximum van 1.250 euro.
• Bij volgende overtredingen lopen de boetes op tot 250 euro met een maximum van 5.000 euro.

Als de gegevens op de factuur niet correct zijn, dan riskeer je een proportionele geldboete. Denk hierbij aan een onjuist identificatienummer of adres, maar ook fout aangegeven hoeveelheden van de verkochten producten en/of diensten.

Deze geldboete kan maximaal het dubbele (200%) van het gefactureerde bedrag bedragen. Indien er geen sprake is van fraude kan deze proportionele boete herleidt worden naar een maximum van 100 tot 60% van het gefactureerde bedrag. 

Gevolgen van onjuiste facturen op het vlak van invordering

Je loopt bij een onjuiste factuur dus niet alleen risico op sancties, maar je loopt ook het risico dat je het verschuldigde geld niet meer zal zien. Zo is een factuur zonder vervaldatum of bankrekening uitsturen absoluut geen goed idee. Door de ontbrekende informatie hoeft de klant je niet op tijd te betalen. Om dergelijke discussies te vermijden, zorg je dus best dat je factuur alle nodige informatie bevat. 

Vanuit het standpunt van Quitte kan een onjuiste factuur daarnaast ook gevolgen hebben voor de eventuele latere invordering wanneer je klant in gebreke blijft. Als de klant in kwestie een advocaat raadpleegt of te rade gaat bij de juridische eerstelijnsbijstand als hij van ons een ingebrekestelling ontvangt, kunnen deze partijen de onjuistheid van een factuur inroepen om ze alsnog te betwisten en zo de betaling ervan te ontlopen.

Wanneer je een procedure bij Quitte begint, is het dus belangrijk dat we kunnen werken met een foutloze en dus onbetwistbare factuur. Zo kunnen we een vlotte invordering van jouw onbetaalde facturen garanderen. 

Wat moet je doen als je een factuur niet correct hebt opgesteld? 

Als je een fout opmerkt in een factuur kan je deze best zo snel mogelijk zelf rechtzetten. Let hierbij wel op: je klant kan dan eventueel nog een schadevergoeding vragen. Een foute factuur moet je daarom steeds rechtzetten met een creditnota ten voordele van jouw klant. 

Conclusie

Het is dus van cruciaal belang om een factuur correct op te stellen. Zo spaar je enerzijds boetes uit, maar wat waarschijnlijk nog belangrijker is: zo vermijd je dat we de factuur niet kunnen innen bij eventuele latere procedures.

Wanneer je met wanbetalers te maken krijgt, is Quitte steeds een betrouwbare partij. We zorgen steeds voor een snelle en efficiënte invordering van jouw onbetwiste facturen. Start hier nu gratis jouw claim!