Heb je een bedrijf of ben je zelfstandige? Dan heb je een btw-nummer en ondernemingsnummer.  Hoewel beiden bestaan uit dezelfde cijfercombinatie, spreken we toch over twee verschillende nummers. En dat kan verwarrend zijn. Het is dan ook niet onlogisch dat ze vaak door elkaar worden gebruikt. In dit blogartikel leggen we daarom het verschil tussen de twee uit. 

Ondernemingsnummer: voor elke zelfstandige

Iedere onderneming – ongeacht of het om een eenmanszaak of een vennootschap gaat – heeft een uniek ondernemingsnummer dat door de griffie van de Ondernemingsrechtbank geregistreerd werd in de KBO. 

Je ondernemingsnummer kan je het beste vergelijken met je rijksregisternummer. Het is uniek en de overheid gebruikt het om je onderneming te identificeren.  Als ondernemer ben je dan ook verplicht dit nummer te vermelden op alle officiële handelsdocumenten. Denk hierbij aan akten, facturen, brieven, enzovoort. Zelfs op je website is het verplicht je ondernemingsnummer te vermelden!

Je ondernemingsnummer bestaat concreet uit een ‘0’ of een ‘1’ gevolgd door 9 cijfers. De combinatie is uniek. Bijvoorbeeld: 0123.231.324

Btw-nummer: enkel als je btw-plichtig bent

Elke zelfstandige heeft een ondernemingsnummer. Een btw-nummer daarentegen is enkel verplicht als je onderneming ook btw-plichtig is. Je dient dan btw aan te rekenen aan je klanten en door te storten naar de overheid. 

Maar hoe weet je nu of je btw-plichtig bent? Over het algemeen geldt dat elke onderneming die op regelmatige en zelfstandige basis economische activiteit verricht, btw-plichtig is. 

Als zelfstandig ondernemer ben je in de meeste gevallen dus btw-plichtig. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Zo zijn bijvoorbeeld sommige vrije beroepen (artsen, acteurs, verloskundigen) en beroepen met een sociaal karakter (instellingen voor bejaardenzorg, gezinshulp of ziekenfondsen) vrijgesteld van de btw-plicht.

In dat geval hoef je geen btw aan te rekenen op je factuur, hoef je geen btw-aangifte in te dienen en moet je bijgevolg geen btw-boekhouding bijhouden. Een btw-nummer is dan ook niet aan de orde. 

BTW BE + ondernemingsnummer = btw-nummer

Zijn je activiteiten wél aan de btw onderworpen, dan moet je de activatie van je ondernemingsnummer bij de btw aanvragen. Je btw-nummer is dan identiek aan je ondernemingsnummer met als enige verschil dat je btw-nummer begint met BTW BE. 

Bijvoorbeeld: BTW BE0123.231.324

Het btw-nummer wordt gebruikt door de btw-administratie en is verplicht om mee te vermelden op je factuur. Vergeet je dit, dan is je factuur niet correct en kan je klant de btw niet recupereren. Hou daar dus rekening mee. 

Besluit 

In de volksmond worden de termen btw-nummer en ondernemingsnummer vaak door elkaar gebruikt. Toch is er wel degelijk een verschil tussen de twee. 

Afhankelijk of je btw-plichtig bent of niet, moeten beide nummers verplicht mee vermeld worden op je factuur.  Is dat niet het geval, dan is je factuur niet correct en dat zou weleens voor problemen kunnen zorgen.

Wanneer je klant in gebreke blijft en zijn factuur niet wil betalen, kan een foutieve factuur er namelijk voor zorgen dat de klant deze kan betwisten. Wanneer dat gebeurt, is het een heel stuk moeilijker om deze achteraf in te vorderen via een dienst zoals Quitte. Dat is dus iets wat je absoluut wil vermijden!  Heb je last van klanten die hun facturen niet betalen? Dan kan je eenvoudig en volledig gratis je claim starten bij Quitte. Wij helpen je snel en efficiënt verder met het innen van jouw openstaande facturen!