Een klant die zijn factuur te laat betaalt, bezorgt je heel wat kopzorgen. Bovendien kost het opvolgen van facturen ook tijd. Om dergelijke zaken te compenseren, mag je bij te laat betaalde facturen extra kosten aan rekenen. Maar welke kosten zijn dat net en hoeveel mag je juist aanrekenen? In dit artikel gaan we hier dieper op in. 

Aanmaningskosten

In eerste instantie worden er vaak aanmaningskosten of administratiekosten aangerekend. Dit forfaitair bedrag dekt je kosten voor met het opmaken en verzenden van de aanmaning(en). 

Voor de aanmaningskosten geldt dat je ze steeds mag aanrekenen wanneer deze duidelijk in je algemene voorwaarden vermeld staan. Indien je de aanmaningskosten er niet uitdrukkelijk in vermeld, mag je enkel de effectief gemaakte kosten door de aanmaning – zoals bijvoorbeeld de gebruikte postzegel – verhalen op de klant. 

De termijn waarna je deze kosten aanrekent en het bedrag mag je helemaal zelf bepalen. Doorgaans liggen deze kosten tussen 4 euro en 10 euro, afhankelijk van je sector en het bedrag van de factuur. 

We raden je hierbij wel aan om het op een redelijk bedrag te houden. Zo komt het je klantenrelatie niet meteen ten goede als je aanmaningskosten van 10 euro aanrekent op een factuur van 20 euro. 

In de praktijk zien we echter dat er vaak eerst een herinnering wordt uitgestuurd met een vriendelijk verzoek tot betalen. Komt daar geen gehoor op? Dan volgt daarop de herinnering met de extra aanmaningskosten. 

Interestkosten

Wanneer de factuur niet op tijd betaald wordt, mag je ook interestkosten aanrekenen bovenop het factuurbedrag. In tegenstelling tot de forfaitaire aanmaningskosten, bereken je de interestkosten procentueel op je factuurbedrag. Gemiddeld ligt deze verwijlinterest tussen 10% en 15% op het factuurbedrag. 

Ook hier geldt weer dat je deze interestkosten moet opnemen in je algemene voorwaarden. Indien je dat niet doet, kan je terugvallen op de wettelijke interestvoeten voor betalingsachterstanden bij handelstransacties van 8%. 

Schadebeding

Daarnaast kan je bovenop de verwijlinteresten ook nog voor een schadebeding kiezen. Dit is een boete die je aanrekent bovenop het factuurbedrag omdat je klant de gemaakte afspraken niet naleeft. 

Dit bedrag wordt bovenop het factuurbedrag gerekend en wordt ook steeds vastgelegd in de algemene voorwaarden. Hier kan je zelf kiezen voor een vast bedrag of een percentage van je factuurbedrag. 

Zoals verwacht kan over de redelijkheid van het percentage weleens discussie ontstaan. Hierbij zal de rechtbank steeds de knoop doorhakken. In dat geval ben je echter afhankelijk van het oordeel van de rechter. Wat voor jou als een redelijk percentage kan aanvoelen, kan voor de rechter dan weer onredelijk overkomen. Hierbij houdt de rechtbank ook steeds rekening met het originele factuurbedrag. 

Ook hou je best in het achterhoofd dat het schadebeding en de eventuele verwijlinteresten niet meer dan 10% van het gevorderde bedrag mogen bedragen wanneer je een IOS-procedure opstart. Als jij in je algemene voorwaarden meer dan die 10% hebt vastgelegd, zullen we dit moeten terug schalen.  

Hoe Quitte jou kan helpen 

Wanneer een klant zijn factuur niet wil betalen, mag je hem dus wettelijk nog enkele kosten aanrekenen. Op voorwaarde dat deze goed beschreven zijn in je algemene voorwaarden. Belangrijk is dus dat je deze algemene voorwaarden aandachtig en volledig opstelt zodat je achteraf niet voor onaangename verrassingen komt te staan. 

Betaalt je klant de factuur na deze aanmaningen en extra kosten nog steeds niet? Dan kan je ervoor kiezen om een claim op te starten bij een professionele partner zoals Quitte. Via de IOS-procedure (Invordering van onbetwiste schuldvorderingen) kunnen wij snel en efficiënt achter je geld aan. Bovendien kost deze invordering je niets omdat we de kosten doorrekenen aan jouw klant. Start vandaag je claim nog en kijk wat wij voor je kunnen doen!