Onbetaalde facturen: als ondernemer krijg je er vroeg of laat weleens mee te maken. Leuk is natuurlijk anders, maar gelukkig zijn er een aantal stappen die jij kan ondernemen om jouw klant alsnog te laten betalen. Lees er hieronder alles over! 

Eerste herinnering

Na het verstrijken van de betaaltermijn is het tijd om een eerste herinnering te sturen. Vaak gaat het hier om een vergetelheid van de klant en volgt de betaling dan ook snel. 

Deze eerste herinnering stuur je best binnen de 3 tot 5 werkdagen na het verstrijken van de betaaltermijn. Daarbij geef je de klant een nieuwe en redelijke betaaltermijn mee. Als nieuwe betaaltermijn kan je bijvoorbeeld een periode van 7 tot 14 dagen meegeven. Deze termijn kan je ook best verkorten bij het versturen van elke nieuwe herinnering. 

Afhankelijk van jouw relatie met de klant kan je deze eerste herinnering formeel of informeel opstellen. Bij een goed contact met de klant kan je er ook voor kiezen om deze telefonisch over te brengen. Dan voelt de klant zich meteen ook persoonlijk aangesproken en volgt de betaling vaak sneller. 

Bij een schriftelijke communicatie raden we je aan om sowieso duidelijk te vermelden dat het om een herinnering gaat. Zo creëer je ook weer een bepaalde urgentie en zal de klant hoogstwaarschijnlijk sneller overgaan tot een betaling. 

Bij het opstellen van de herinnering vermeld je best de onderstaande zaken:

• Factuurnummer van de onbetaalde factuur
• Informatie van de klant
• Het ordernummer
• De vervaldatum van de factuur
• Het openstaande bedrag
• De betalingstermijn en het verzoek tot betaling
• Originele inhoud van de factuur met een beschrijving van de verleende diensten of bezorgde producten. 

Tweede herinnering

Heb je na de eerste herinnering nog steeds geen betaling ontvangen? Dan is het tijd voor een tweede herinnering. Deze verstuur je dus na het verstrijken van de opgelegde betaaltermijn in de eerste herinnering. 

Ook bij de tweede herinnering geef je opnieuw een betaaltermijn mee. Deze is doorgaans korter dan de vorige betaaltermijn. Als je bij de eerste herinnering 7 extra dagen hebt gegeven, kan je nu bijvoorbeeld een termijn van 5 dagen opgeven. 

Bij de tweede herinnering worden er vaak ook aanmaningskosten bij het totale factuurbedrag opgeteld. Deze mag je aanrekenen wanneer je deze duidelijk hebt vastgelegd in de algemene voorwaarden en de klant deze heeft geaccepteerd. 

Doorgaans is deze herinneringskost een vast bedrag en ligt dit tussen 4 en 10 euro. Dit is afhankelijk van het bedrag van de factuur en de sector waarin je actief bent. Let wel op: zorg dat dit bedrag redelijk blijft tegenover het totale factuurbedrag. Zo is het bijvoorbeeld not done om een kost van 10 euro bij te rekenen op een totaalbedrag van 20 euro. 

In deze tweede herinnering kan je ook verwijzen naar de interestkosten of het schadebeding dat je – conform je algemene voorwaarden – zal aanrekenen wanneer de factuur nu opnieuw niet betaald wordt. 

Derde herinnering

Als de eerste en tweede herinnering niets hebben uitgehaald, dan is het tijd om je klant in gebreke te stellen door middel van een aangetekend schrijven. 

Doordat je je klant nu officieel in gebreke stelt, kan je – zoals aangegeven in de tweede herinnering – nu ook interestkosten of een schadebeding aanrekenen. Deze werden vooraf vastgelegd in je algemene voorwaarden die je klant accepteerde bij het plaatsen van het order. 

Ook bij deze derde herinnering geef je weer een nieuwe en kortere betaaltermijn mee. Als je bij de tweede herinnering bijvoorbeeld nog 5 dagen gaf, kan je bij deze derde herinnering de termijn inkorten naar 3 dagen. 

Wil je meer weten over welke kosten je net mag aanrekenen bij het versturen van een herinnering? In deze blog vertellen we je er meer over. 

We raden je ook aan om niet meer dan drie herinneringen te sturen. De klant heeft op dit punt genoeg waarschuwingen gekregen en bovendien heb jij er ook zeker meer dan genoeg tijd in gestoken. Na de derde herinnering is het eigenlijk tijd voor straffere maatregelen. 

Vorder je factuur in met een professionele partner zoals Quitte

Wanneer je klant na de drie voorgaande herinneringen nog steeds niet is overgegaan tot een betaling, is het dus tijd om hulp in te schakelen van een professionele partner. Je kan hierbij kiezen voor een incassobureau, deurwaarder, advocaat of een partner zoals Quitte. 

Wanneer je een claim start bij Quitte nemen wij de zaak helemaal uit handen. Daarbij zorgen we voor een snelle en efficiënte invordering waarbij het geld vaak al binnen één week op jouw rekening staat! 

Dankzij onze exclusieve samenwerking met een kantoor van Gerechtsdeurwaarders  kunnen we steeds snel schakelen. Zo raak jij geen kostbare tijd kwijt omdat je met jouw advocaat naar de rechtbank moet. 

Is jouw klant een particulier of betwist hij de schuld? Ook dan volgt Quitte het dossier van dichtbij op en zorgen we voor een advocaat die de zaak bepleit in de rechtbank. Daarna nemen onze Gerechtsdeurwaarders het terug over en zorgen we ervoor dat het geld zo snel mogelijk op jouw rekening verschijnt. 

Bovendien kost jou dit niets en verhalen wij de kosten altijd op jouw klant. Zo blijf jij niet met een financiële kater achter en kan jij je terug focussen op waar het echt om draait: jouw zaak! 

Tijdens dit gehele proces zorgen wij ook te allen tijde voor een professionele en redelijke communicatie met jouw klant. Onze nummer 1 prioriteit is natuurlijk het recupereren van jouw geld, maar we doen dit steeds op een respectvolle manier zodat jouw klantrelatie hier niet per se onder hoeft te lijden. 

Besluit

Onbetaalde rekeningen zijn een echte doorn in het oog. Gelukkig kan jij nu met deze stappen aan de slag om je klant aan te manen om deze toch te betalen. 

Merk je na het uitsturen van de herinneringen echter dat jouw klant nog steeds niet is overgegaan tot een betaling? Aarzel dan zeker niet om kosteloos een claim op te starten bij Quitte. Wij zorgen voor een snelle en efficiënte invordering van jouw openstaande facturen. 

Heb je ondertussen hulp nodig bij het opstellen van de begeleidende mailtjes voor je herinneringen? Onze templates helpen je hiermee op weg! Download nu gratis onze templates, zo heb jij altijd de juiste tone of voice te pakken.