Je krijgt een factuur aan en betaalt deze meteen op het aangegeven rekeningnummer. Toch krijg je enkele weken erna een aanmaning. Hoe kan dat nu? Helaas heeft niet iedereen goede bedoelingen en komt factuurfraude vaker voor dan je denkt. Daarom bekijken we in deze blog hoe jij je best beschermt tegen factuurfraude. 

Wat is factuurfraude? 

Bij factuurfraude wordt een factuur vakkundig vervalst door één of meerdere oplichters. Vaak slagen ze hier heel goed in omdat de factuur er op het eerste zicht doodnormaal uitziet. 

Oplichters onderscheppen echter de echte factuur en passen de betaalgegevens aan, waarna ze je de aangepaste factuur bezorgen. Als bedrijf kan je zelf een vervalste factuur ontvangen, maar andersom kan het ook voorkomen dat er vervalste facturen vanuit jouw bedrijfsnaam worden verstuurd.

Ook particulieren kunnen vervalste facturen ontvangen. Zowel particulieren als bedrijven hebben er dus baat bij om hun binnenkomende facturen goed na te kijken! 

Hoe gaan die fraudeurs nu net te werk? 

Fraudeurs gaan steeds ingenieuzer te werk om jouw facturen te onderscheppen. Zo halen ze de facturen rechtstreeks uit de rode brievenbussen of onderscheppen ze deze rechtstreeks in de sorteercentra van Bpost. 

Ook zien we dat de facturen rechtstreeks uit brievenbussen van particulieren en bedrijven gehaald worden. Ook zijn de oplichters er niet vies van om in jouw oud papier te duiken dat buiten staat te wachten op de vuilophaaldienst. Ze recycleren de oude facturen als het ware en gaan ermee aan de slag om je op het verkeerde been te zetten. 

De oplichters veranderen het rekeningnummer of het bedrag dat je dient te betalen. Zo steken ze een extra brief bij de factuur met de vermelding dat het rekeningnummer gewijzigd is. Vaak kan je dan ook nog een bijbehorende sticker op de envelop zelf terugvinden waarop ze aankondigen dat het rekeningnummer gewijzigd is.  

Ook online ontsnappen we niet aan fraudeurs. Deze cybercriminelen dringen vanop afstand het IT-systeem binnen, onderscheppen de nodige gegevens en gaan daar creatief mee aan de slag. Zo onderscheppen ze facturatiemails om dan hun eigen versie te sturen of passen ze de betaalinformatie rechtstreeks in het systeem van jouw leverancier aan. 

Zo hebben ze speciale software om het rekeningnummer en het bedrag aan te passen op de factuur. Vaak gaan ze zelfs zo ver dat ze ook het telefoonnummer aanpassen.  

Hoe bescherm ik me concreet tegen factuurfraude? 

Als je op de volgende zaken let bij het bekijken van de factuur  dan kom je al een heel eind! 

• Kijk steeds het bedrag, rekeningnummer en telefoonnummer goed na voordat je de factuur betaalt. Vergelijk het rekeningnummer bijvoorbeeld met dat van de bestelbon of met de rekening dat je op de website van de leverancier terugvindt. 
• Kijk ook steeds goed na of je wel effectief iets hebt besteld bij dat bedrijf. 
• Wanneer je voor de eerste keer een rekening aankrijgt van een nieuwe leverancier, kijk je deze best extra goed na. Check even bij de klant of de vermelde gegevens ook allemaal correct zijn, alvorens je overgaat tot een betaling. 
• Komt de factuur binnen in je mailbox? Kijk dan ook zeker de afzender goed na. Als het e-mailadres niet overeenkomt met de vorige correspondentie, kan dit een indicatie zijn dat het om een frauduleuze mail gaat. 
• Je bewaart de betaalgegevens van jouw leveranciers best ergens op een centraal punt zoals je boekhoudkundig systeem. Wanneer er dan een nieuwe factuur binnenkomt, kan je dit naast je opgeslagen gegevens leggen. 
• De meeste leveranciers laten je duidelijk weten wanneer hun betaalgegevens veranderen. Wanneer een factuur binnenkomt met een sticker op een envelop met de boodschap  ‘Opgelet, gewijzigd rekeningnummer’ dan zouden er alarmbellen moeten afgaan. Je verifieert de gegevens op deze factuur dan best even bij de leverancier zelf. Ga hierbij niet verder op het telefoonnummer dat je op de factuur vindt, maar bel het telefoonnummer dat je al hebt. Zo ben je er 100% zeker van dat je over de juiste betaalinformatie beschikt. 
• Kijk de gegevens nog eens extra na als er meer dan 5 dagen verschil zit op de verzenddatum en de aanmaakdatum van de factuur. Dat verschil kan namelijk groter worden doordat de oplichters deze tijd nodig hebben om de factuur te vervalsen. 

Help, ik heb een vervalste factuur betaald! 

Het kan gebeuren: je hebt de fraude niet meteen opgemerkt en ondertussen kreeg je een betalingsherinnering van jouw leverancier. Wat nu? 

Eerst en vooral kan je best even je leverancier contacteren. Het is natuurlijk altijd mogelijk dat jouw betaling net de eerste aanmaning heeft gekruist of dat het om een vergissing gaat langs de kant van jouw leverancier. 

Gaat het dan toch over een vervalste factuur? Dan contacteer je best zo snel mogelijk jouw bank en de bank naar waar je het geld hebt overgeschreven om de fraude te melden. Jouw bank zal dan proberen om het geld terug te krijgen van de bank van de oplichters. Deze bank zal dan op zijn beurt proberen om de overschrijving te annuleren en de rekening van de oprichters te blokkeren. Zo kunnen zij er geen geld meer afhalen.  

Bijkomend kan je dit ook melden bij het Meldpunt Fraude & Oplichting met de optie ‘Vervalste facturen (B2B)’. Op het einde van het invulformulier krijg je ook ineens meer informatie over welke stappen je best onderneemt en wie je daarbij kan helpen. 

Besluit

Factuurfraude komt helaas dus vaker voor dan je denkt. Daarom is het belangrijk om je er tegen te wapenen.  Dankzij deze tips bekijk jij jouw binnenkomende facturen ongetwijfeld al met een waakzamer oog. Zo trap jij niet meer zo snel in de val van fraudeurs!

Stuurde jij wel een correcte factuur uit, maar werd deze ondanks de talrijke aanmaningen nog steeds niet betaalt? Overweeg dan om samen te werken met een professionele partner zoals Quitte. Wij zorgen voor een snelle en efficiënte invordering van jouw facturen. Start jouw claim hier nu volledig gratis.