Van zodra een factuur verstuurd is, mag je deze achteraf niet meer wijzigen van de Belastingdienst. Ook niet in overleg met je klant. Iedere factuur is namelijk uniek met zijn bijbehorende factuurnummer. Daarom is het niet toegestaan om je factuur aan te passen en opnieuw te versturen. 

Fouten maken is echter menselijk. Het kan altijd gebeuren dat er een foutje insluipt bij het opmaken van je factuur. Maar hoe los je dit dan op zonder dat je de Belastingdienst tegen de borst stoot? Het antwoord is simpel: met een creditnota of een creditfactuur. In dit artikel leggen we je uit hoe je zo’n factuur opmaakt. 

Wat is een creditnota? 

Met een creditnota compenseer je een eerder gemaakte factuur, indien er een foutje is ingeslopen. Het maken van zo’n creditnota is dan wettelijk verplicht: het is de enige rechtsgeldige manier om wijzigingen door te voeren aan je factuur. 

Het principe van een creditnota is eigenlijk heel simpel. De gemaakte fouten corrigeer je door ze te compenseren met een negatief factuurbedrag. Dit kan gaan om het volledige factuurbedrag of om slechts een deel ervan. Om die reden wordt een creditnota ook weleens een negatieve factuur genoemd. 

Door een creditnota op te maken, krijgt de klant recht op een terugbetaling van het minbedrag (indien hij de factuur al betaald had) of op een kwijtschelding. Pas daarna mag je een nieuwe factuur opmaken. 

Een creditnota mag je tot slot enkel opstellen zolang de factuur nog niet verjaard is. Dus ook als de betalingstermijn al verstreken is, mag je de factuur nog aanpassen met een creditnota. 

Wat zijn mogelijke redenen voor een creditnota?

Het opstellen van een creditnota kan verschillende oorzaken hebben. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een fout maakte bij het opstellen van je originele factuur. Denk hierbij aan foute of onvolledige gegevens of een verkeerd bedrag. 

Door deze factuur kwijt te schelden middels een creditnota, kan je dan een nieuwe factuur opstellen. Het volledige factuurbedrag wordt dan via creditnota in mindering gebracht.

Het kan ook zijn dat je klant recht had op een volumekorting en dat je die vergat te verwerken. In dat geval breng je slechts een deel van het factuurbedrag opnieuw in mindering. 

Een andere veelvoorkomende reden is dat je een product gefactureerd hebt dat achteraf niet meer op voorraad bleek te zijn. Ook dan zul je het volledige factuurbedrag kwijtschelden. Er wordt daarna geen nieuwe factuur meer opgemaakt en de klant zal het bedrag dus niet meer hoeven te betalen. 

Hoe stel je een creditnota op?

Zelf een creditnota maken is niet zo heel moeilijk. In principe moet een creditnota aan dezelfde factuureisen voldoen als een gewone factuur. Zo moet een creditnota de factuurdatum bevatten, de naam en de gegevens van je onderneming, de naam en de gegevens van de klant, het bedrag excl. btw, de aangerekende btw, het btw-percentage en het totaal bedrag incl. btw.

Bijzonder is dan dat je niet het woord factuur gebruikt, maar het woord creditnota. Ook je factuurnummer is afwijkend. Dat moet niet volgen op de verkoopfacturen, maar op eerdere creditnota’s die je al hebt uitgestuurd. Iedere creditnota krijgt automatisch een oplopend uniek nummer. 

Het is wel belangrijk dat je verwijst naar de factuur die je in mindering brengt, bijvoorbeeld door een lijntje toe te voegen met creditering van factuur 2022105. 

Het bedrag dat op je creditnota staat, is tot slot ook altijd een negatief bedrag. 

Besluit

Een fout maken tijdens het opstellen van je factuur kan je helaas niet altijd vermijden. Gelukkig kan je deze steeds snel en eenvoudig rechtzetten met een creditnota. Met de handige tips & tricks in dit blogartikel stel jij nu ook zonder problemen een rechtsgeldige creditnota op!