Het opmaken en opvolgen van facturen kan zelfs voor een kleine KMO een voltijdse taak worden als niet alles digitaal gebeurt. Zeker als administratie niet je sterkste kant is, loop je nogal snel verloren in het hele factureringsproces. 

Gelukkig bestaan er ondertussen een heel aantal tools en is de facturering daardoor nu makkelijker én goedkoper dan ooit. We bespreken hier kort de voordelen van factureren via een tool en we geven je ook enkele tips mee voor handige tools die jij kan gebruiken. 

Waarom factureren via een tool? 

Vroeger moest je al vaak een boekhoudprogramma aankopen, op maat laten programmeren, jaarlijkse licentiekosten betalen, enzovoort. Nu heb je de keuze uit talloze aanbieders die simpelweg via jouw webbrowser een tool aanbieden waarmee je zowat alles met betrekking tot klanten en uitgaande facturen kan beheren. Dit meestal voor een vaste maandelijkse kost, afhankelijk van de hoeveelheid klanten en het aantal uitgaande facturen. Geen dure aankoop meer dus, geen investering in maatwerk en geen risico op verlies van data aangezien alles door de aanbieder wordt bewaard – beveiligd én geback-upt. Kortom, alleen maar voordelen dus!

5 handige tools om te factureren

Met dergelijke tools om te factureren hou je dus een goed overzicht over jouw klanten en hun facturen waardoor jouw leven weer een stukje gemakkelijker wordt. Hieronder bekijken we vijf tools die jou kunnen verder helpen! 

#1 Teamleader

Eén van die tools – wat ons betreft één van de betere – is Teamleader. In Teamleader hou je al je klanten bij, maak je makkelijk facturen aan, kan je herinneringen uitsturen en kan je zelfs aan projectplanning doen.

Bovendien biedt Teamleader ook ‘plug-ins’ aan waardoor je bepaalde softwarepakketten en applicaties van externe partijen kan linken aan je factureringssysteem. Zo kan je bijvoorbeeld de applicatie van jouw boekhouder koppelen. Hierdoor wordt het leven voor alle partijen een stuk gemakkelijker gemaakt bij de kwartaalaangiftes van de BTW. Met enkele kliks bezorg je jouw boekhouder namelijk alle uitgaande facturen. 

Teamleader biedt naast het maken van facturen ook een CRM-systeem aan waarin je jouw klanten en projecten kan beheren. Je kan er perfect bijhouden hoeveel tijd je aan welke klant spendeert en welke klanten waar in het verkoopproces zitten. Zo stel je snel offertes en facturen op en kan je de betalingen ook goed opvolgen door een connectie met jouw bank.  

Kortom, Teamleader is een heel uitgebreide tool die meegroeit met jouw zaak. Zij maken zelf ook het onderscheid tussen Teamleader Focus voor kleinere bedrijven tot 20 werknemers en Teamleader Orbit voor grotere bedrijven. Teamleader Focus kan je vrijblijvend testen gedurende een periode van 14 dagen. Teamleader Orbit ontdek je door middel van een demo. 

#2 Billit

Billit profileert zichzelf als de facturatiesoftware voor ondernemers en boekhouders. Het is een betalend platform waarbij je de gehele flow vanaf het opstellen van de offerte tot het versturen van je factuur kan opvolgen. Billit koppel je ook gemakkelijk met je bank om zo nog meer tijdrovende administratieve taken te elimineren. 

Bovendien zorgt Billit voor een rechtstreekse connectie tussen jou en je boekhouder. Zo kan jij jouw volledige kwartaalboekhouding met 1 klik naar jouw boekhouder sturen en moet je niet meer alles zelf gaan verzamelen. Zij kunnen dan alles bekijken via het gratis klantenportaal dat ze ook moeiteloos aan hun eigen boekhoudsoftware kunnen koppelen. Een aanzienlijke tijdsbesparing voor beide partijen dus! 

Daarbij zorgen ze er ook voor dat jij alles kan archiveren in hun cloud, zodat jij een uitgebreid archief hebt en dit ook steeds met jouw boekhouder kan delen. Bovendien kan je Billit ook perfect integreren met software, een CRM-systeem of een webshop waardoor je nog eens alles extra centraliseert. De tool kan je gratis testen gedurende 15 dagen. 

#3 Exact

Ook het digitaal boekhoudprogramma van Exact zorgt ervoor dat jij tijd kan besparen op jouw boekhouding. Hiermee kan jij jouw facturen volledig elektronisch uitsturen en opvolgen. 

Exact voorziet met hun software een professionele lay-out  een duidelijk overzicht van jouw facturen, keuze voor het formaat (post, e-mail of elektronisch) en een handige app voor je smartphone. Zo kan jij altijd en overal aan jouw factureringssysteem. 

Bijkomend maakt het ook een connectie met je boekhouder zodat jullie gemakkelijker kunnen samenwerken en voorziet Exact slimme automatisering zoals het automatisch herkennen en verwerken van facturen. 

Bovendien bieden ze ook verschillende integraties met andere zakelijke apps. Zo kan je Exact moeiteloos koppelen met kassasystemen, webshops, betaalmethodes en CRM-systemen. 

Exact is natuurlijk ook een veilige cloud tool met de nodige back-ups zodat er niets verloren kan gaan. Bijkomend is het ook een zelflerende software waardoor het risico op fouten aanzienlijk vermindert. Je kan deze tool ook vrijblijvend 30 dagen gratis uit proberen. Zo zie je meteen of het een goede match is voor jouw bedrijf. 

#4 ZenFactuur

Met ZenFactuur kan jij jouw facturen volledig digitaal en professioneel opmaken en verzenden. Betalingen worden eveneens automatisch opgevolgd door een handige koppeling met jouw bankrekening en ook betalingsherinneringen kan je automatiseren. 

ZenFactuur kan bovendien ook een koppeling maken met verschillende boekhoudpakketten, waardoor je facturen snel en eenvoudig aan jouw boekhouder kan bezorgen voor bijvoorbeeld de kwartaalafrekening. Ook offertes en bestelbonnen maak je makkelijk aan met ZenFactuur. Al deze informatie vind je daarna handig per klant en project terug in deze tool. Bovendien zorgt ZenFactuur ook voor de nodige back-ups in de cloud waardoor je zeker bent dat jouw informatie steeds centraal en veilig bewaard wordt. 

Een handige extra is dat ZenFactuur ook een optie tot tijdsregistratie aanbiedt. Zo kan je gemakkelijk bijhouden hoeveel uren er aan welke klanten besteed worden en hen daarvoor factureren. Deze vrij uitgebreide tool is dus een topper voor kleine zelfstandigen! ZenFactuur kan je vrijblijvend testen gedurende twee maanden. 

#5 De Factuur

Met De Factuur kies je voor een degelijke basistool waarmee je gemakkelijk facturen in jouw eigen huisstijl kan aanmaken. Verzenden kan elektronisch, maar ook via de post aan een schappelijke verzendkost dankzij hun samenwerkingsverband met de post. Dankzij hun dashboard krijg je een mooi overzicht van jouw facturen en hun status. 

Een te laat betaalde factuur? Met hun herinneringssysteem verstuur je snel en eenvoudig een rappel. Ook jouw klantengegevens worden overzichtelijk verzameld en back-ups worden regelmatig genomen zodat jouw gegevens nooit verloren gaan. De Factuur kan je vrijblijvend een maand lang gratis uittesten. 

Wat met de invordering van vervallen facturen?

Als uitgaande facturen niet betaald worden heeft Teamleader enkele plug-ins waarmee je die facturen in kwestie naar een externe partij kan sturen die de facturen dan automatisch voor jou invordert.

Hierbij willen we echter toch even blijven stilstaan. Want hoe makkelijk dit ook mag lijken, onze filosofie is dat invordering van onbetaalde facturen niet louter een automatisch proces mag zijn. Onze ervaring leert dat communicatie meer resultaten oplevert dan wanneer je meteen een deurwaarder uitstuurt. 

Want dat is exact wat er gebeurt als je vanuit bijvoorbeeld Teamleader een vervallen factuur uitstuurt naar een externe partij. Zonder enige vorm van communicatie stuurt men dan direct een deurwaarder uit naar jouw klant. 

Het spreekt voor zich dat je daarmee de klantenrelatie vaak ook meteen beëindigd. Terwijl er zoveel verschillende mogelijke situaties zijn en je klant niet altijd van slechte wil is. Bijkomend mogen we daarbij ook niet vergeten dat de voorbije jaren voor iedereen economisch zwaar zijn geweest. 

We willen wel duidelijk zijn: onze prioriteit is ook het zo snel mogelijk recupereren van jou geld. En daar doen wij alles voor, maar we geloven er ook in om eerst te communiceren en niet meteen repressief op te treden. ‘Met azijn vangt men geen vliegen’, zegt men wel eens. En niets is minder waar.

Conclusie

Tools zijn handig en zelfs noodzakelijk. Daar bestaat geen twijfel over. Maar niet alles mogen we herleiden tot een tool, wat ons betreft. Een klantenrelatie is geen automatisch proces, maar een persoonlijke aangelegenheid. Ook als die klant (even) je factuur niet betaalt. 

Dan is Quitte er om jou hierin bij te staan. Zachtaardig als het kan, kordaat als het moet. Heb jij klanten die hun factuur niet betalen? Aarzel dan zeker niet om gebruik te maken van de diensten van Quitte en start hier geheel gratis jouw claim!