Je kent ze wel: de kleine letters op een factuur. Als ondernemer ben je ze ongetwijfeld al weleens tegengekomen. Ze worden vaak als vervelend en overbodig gezien, maar toch is hun waarde niet te verwaarlozen wanneer je klant zijn verplichtingen niet nakomt. 

In dit blogartikel bespreken we daarom uitgebreid wat het belang is van die algemene voorwaarden en wat de best practices zijn voor het opstellen ervan. 

Wat zijn algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn een juridische tekst die de rechten en de plichten van de koper en verkoper vastleggen bij het voltrekken van een verkoop. Het is dus vaak een belangrijke tool om discussies te vermijden wanneer er een dispuut ontstaat tussen jou en je klant over de geleverde diensten of goederen.

In tegenstelling tot wat veel mensen denken, zijn de algemene voorwaarden voor elk bedrijf anders. Ze zijn steeds afhankelijk van de activiteiten van het bedrijf en welke sector ze zich in bevinden. Ze worden dus steeds opgesteld door de verkoper en die bepaalt zelf wat hij erin wil opnemen.  

Is het gebruik van algemene voorwaarden verplicht? 

Het gebruik van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar het is wel ten zeerste aan te raden. In geval van een dispuut tussen de koper en de verkoper kunnen beide partijen steeds terugvallen op de vastgelegde procedures in de algemene voorwaarden. Zo kunnen er heel wat discussies en conflicten vermeden worden. 

Het is dus zeker belangrijk dat je er de juiste dingen in opneemt als je beslist om deze te gebruiken. Ook is het belangrijk om te zorgen dat deze steeds up-to-date zijn. 

Waar moet je op letten wanneer je algemene voorwaarden opstelt? 

Wanneer je ervoor kiest om met algemene voorwaarden te werken, is het belangrijk dat je toch enkele belangrijke richtlijnen volgt. We lijsten de belangrijkste aandachtspunten hier voor je op. 

Taal 

Net zoals een factuur dien je de algemene voorwaarden op te stellen in de taal verbonden met de exploitatiezetel van je bedrijf. Je factuur en de algemene voorwaarden stel je dus telkens in dezelfde taal op. 

Wanneer je exploitatiezetel zich in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bevindt, ben je vrij om zelf de taal te kiezen waarin je de factuur en de algemene voorwaarden opstelt. 

Informatieplicht

Wanneer je gebruik maakt van algemene voorwaarden ben je verplicht om je klanten daarvan op de hoogte te stellen tijdens het afsluiten van de overeenkomst voor je goederen of diensten. Het volstaat om een duidelijke verwijzing naar je algemene voorwaarden op je factuur te zetten. 

Let wel op: de vermelding ‘de algemene voorwaarden zijn te bekomen op verzoek’ of een verwijzing met een hyperlink op een afgedrukte factuur zijn niet voldoende! De klanten moeten deze meteen en ondubbelzinnig kunnen vinden bij op de factuur. Daarom worden deze veelal mee op de achterkant van de factuur afgedrukt.  

Bij een verkoop wordt er gemakkelijkheidshalve uitgegaan van een aanvaarding van de algemene voorwaarden wanneer de klant deze niet expliciet en/of tijdig betwist. Wil je 100% zeker zijn dat je klant akkoord is met je algemene voorwaarden? Dan laat je deze voor de zekerheid best even door je klant ondertekenen. 

Redelijkheid

In de algemene voorwaarden worden doorgaans ook de aanmanings- en interestkosten opgenomen voor te laat betaalde facturen. Belangrijk is wel dat je deze redelijk opstelt. Zo zal het niet in goede aarde vallen dat je aanmaningskosten van 10 euro aanrekent wanneer de gemiddelde bestelwaarde 20 euro bedraagt. 

Bovendien kan de rechtbank deze vergoedingen nietig verklaren wanneer ze onredelijk zijn. Volgens de wet dienen de rechten en de plichten namelijk evenredig verdeeld te worden tussen de verkoper en de koper. 

Duidelijkheid

Daarnaast zorg je er ook voor dat de algemene voorwaarden duidelijk leesbaar zijn en niet vatbaar zijn voor interpretatie. Hoe duidelijker je deze opstelt, hoe minder ruimte er is voor discussie. Bij twijfel wordt er door de rechtbank namelijk altijd in het voordeel van de koper beslist.  

Online verkoop

In het geval van online verkoop zijn er specifieke wetten en regelgevingen in plaats zoals het herroepingsrecht en -termijn. Belangrijk is dus dat je algemene voorwaarden dit niet tegenspreken. In dat geval worden deze ook nietig verklaard. 

Hoe stel je algemene voorwaarden best op? 

Algemene voorwaarden zijn zoals eerder gezegd helemaal afhankelijk van de precieze activiteit van je bedrijf. Het kan verleidelijk zijn om de algemene voorwaarden gewoon klakkeloos van een concurrent of concullega over te nemen. Dit is echter iets wat we ten zeerste afraden. 

Je kan hun algemene voorwaarden natuurlijk wel als een inspiratiebron gebruiken, maar het is aangeraden om deze heel goed door te lezen en aan te passen aan jouw eigen, unieke bedrijfsituatie. 

Bijkomend raden we je ook aan om deze te laten nalezen door je advocaat of iemand met een stevige juridische kennis. Zo ben je er zeker van dat jouw algemene voorwaarden rechtsgeldig opgeteld zijn. 

Besluit

Het opstellen en meesturen van algemene voorwaarden is zoals je ziet dus geen overbodige luxe. Ze zorgen ervoor dat jij stevig in je schoenen staat wanneer er een conflict ontstaat over de geleverde goederen en/of diensten. Wanneer je facturen niet betaald worden, zijn ze de eerste stok achter de deur. Je hebt er immers de aanmanings- en interestkosten in vastgelegd. Merk je daarna toch dat je klant zijn verplichtingen niet nakomt? Dan is het tijd om een professionele partner zoals Quitte in te schakelen. Wij zorgen voor een snelle en efficiënte inning van jouw openstaande facturen. Start nu volledig gratis jouw claim en ervaar het gemak van Quitte!