Administratie en facturatie – veel ondernemers zien het als een noodzakelijk kwaad. Nochtans is het een belangrijk instrument voor je cashflowbeheer. Inzicht in de verschillende soorten facturen is dan ook essentieel voor de ontwikkeling van een gezonde bedrijfsvoering. 

Zo heb je misschien al weleens gehoord van een pro-formafactuur. Voor transacties binnen de Belgische context is een pro-formafactuur niet verplicht en daardoor allicht niet zo gekend. Heb je daarentegen te maken met een internationale klant, dan is de kans groot dat ze jou zullen vragen om een zogenoemde pro-formafactuur. In dit artikel lees je er alles over!

Wat is een pro-formafactuur? 

Een pro-formafactuur is een voorlopige, onofficiële verkoopfactuur die de koper de nodige informatie biedt over de producten of diensten die geleverd zullen worden. Doorgaans wordt een pro-formafactuur opgemaakt nadat je klant jouw offerte heeft geaccepteerd, maar voorafgaand aan de daadwerkelijke levering. 

Het is een middel om je verkoopvoorstel te specifiëren en het verplicht je klant niet om te betalen. Je geeft op die manier de klant nog de mogelijkheid om wijzigingen aan te vragen. Daarna kan de pro-formafactuur worden omgezet in een echte factuur. 

Wat is het verschil met een gewone factuur? 

Met een standaardfactuur verzoek je de klant om de geleverde prestaties die erop vermeld staan, te betalen. Het is een rechtsgeldig document. Betaalt je klant deze factuur niet, dan kunnen er verdere stappen ondernomen worden. 

Een pro-formafactuur daarentegen verplicht je klant niet om te betalen. Het is geen rechtsgeldig document. Bovendien heeft een pro-formafactuur geen fiscale waarde en wordt het dus niet opgenomen in je boekhouding. Wat de twee dus van elkaar onderscheidt, is dat de verkoopvoorwaarden van een pro-formafactuur nog gewijzigd kunnen worden. 

Qua lay-out en opmaak lijken de pro-formafactuur en de standaardfactuur wel heel erg op elkaar. Het grote verschil is echter dat een pro-formafactuur geen factuurnummer bevat. Om misverstanden te vermijden, wordt er ook altijd duidelijk vermeld dat het om een pro-formafactuur gaat. 

Wat is het verschil met een offerte?

Een offerte wordt toegezonden aan een potentiële klant die belangstelling heeft getoond in jouw producten en/of diensten. Met een offerte moet je de klant vaak nog overtuigen. Wanneer je een pro-formafactuur verstuurt, is de deal in principe al gesloten. Een offerte is hierdoor aanzienlijk minder formeel dan een pro-formafactuur. 

Beide documenttypes lijsten wel de gevraagde diensten of producten en hun prijs op. Potentiële klanten kunnen dan kiezen of ze hun aankoop willen bevestigen, of onderhandelen. Net als een pro-formafactuur heeft een offerte dus geen financiële waarde. 

Wanneer kan je een pro-formafactuur gebruiken? 

Er zijn verschillende situaties waarin je een pro-formafactuur kan gebruiken. We lijsten de meest voorkomende redenen en situaties even op: 

• In veel gevallen wordt een pro-formafactuur gevraagd bij internationale import en export. De factuur stelt de koper dan in staat om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of om andere formaliteiten te vervullen, zoals het aanvragen van de benodigde vergunningen. 
• Sommige internationale bedrijven verzenden automatisch eerst een pro-formafactuur naar de klant alvorens een definitieve factuur op te sturen. De factuur doet dan louter dienst als een soort van orderbevestiging.
• Vaak wordt een pro-formafactuur ook gebruikt om een vooruitbetaling te vragen van de klant, waarna de levering van de goederen of diensten in gang wordt gezet. Dit gebeurt vaak bij grote (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen. 
• Soms kan het handig zijn om een pro-formafactuur op te stellen als je op voorhand nog niet de exacte aantallen weet van de goederen of diensten die je gaat leveren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aantal uren die een bepaalde opdracht zal kosten. Dat kan je dikwijls moeilijk van tevoren inschatten. 
• Als er geen specifieke reden is, kan een pro-formafactuur ook gewoon dienen als een soort overeenkomst te goeder trouw tussen jouw bedrijf en jouw klant. De factuur vormt dan de basis voor een verkoop, maar verplicht nog niet tot een betaling. Je geeft de klant hierbij de mogelijkheid om wijzigingen aan te vragen.  

Besluit

Een pro-formafactuur is dus geen rechtsgeldig document om een betaling mee af te dwingen. Daarvoor moet je steeds een effectieve factuur opstellen. Een pro-formafactuur kan in bepaalde situaties echter wel een handig hulpmiddel zijn om de afgesproken verkoopvoorwaarden helder te communiceren naar de andere partij. 

Heb je toch klanten die hun effectieve facturen niet betalen? Dan kan je eenvoudig en volledig gratis je claim starten bij Quitte. Wij helpen je snel en efficiënt verder met het innen van jouw openstaande facturen!